SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN
Existe la capacidad para ofrecer y entregar un servicio renovado y focalizado en la gestión de administración, tomando en cuenta y como base la experiencia y conocimiento adquirido a través de estos años. Es muy importante destacar que el servicio ofrecido es fruto también de muchos clientes, donde se ha seleccionado entre ellos una formula a toda prueba y óptima para satisfacer las necesidades y delegación del servicio de administración.
Conocimiento en detalle de las distintas áreas internas en la creación y posterior desarrollo de la gestión de administración de edificios, como; contabilidad, gastos comunes, adquisiciones, seguros, recursos humanos, legal y proyectos de modernizaciones en distintas especialidades. Es muy importante destacar que el servicio ofrecido es fruto también de muchos clientes, donde se ha seleccionado entre ellos una formula a toda prueba y óptima para satisfacer las necesidades y delegación del servicio de administración.
- Punto de contacto acotado, para una respuesta rápida y segura.
- Una relación de confianza y transparencia.
- Las mejores herramientas en informes escritos de interés para el cliente.
- Control de gastos y racionalización.
- Apoyo al jefe de Operaciones asignado por el cliente en la instalación.
- Apego y cumplimiento a las normas y leyes asociadas.
- Manuales y procedimientos acordes a cada Edificio.
- Honorarios de Administración acorde a las reales necesidades de cada cliente.
- Contratación de seguros para la instalación, acorde a Ley y reales necesidades de riesgo.
- Administración de contratos por servicios externos de mantenimiento (Calidad y mejor precio).
- Información Contable, auditable en caso necesario.
- Informes de seguridad desde el punto de vista de la prevención y resguardo de las personas.
- Control presupuestario.
- Debido resguardo del fondo de reserva.
- En la etapa inicial, revisión y adecuación de los contratos con terceros en todas las especialidades de mantenimiento y conservación de las instalaciones.
- Apoyo directo al trabajo diario del Jefe de Operaciones contratado por la Comunidad, con una asistencia permanente para una adecuada toma de decisiones en lo operacional, administrativo y de los recursos humanos asignados.
- Visitas periódicas al edificio, donde se inspeccionarán las instalaciones y se propondrá al Comité de Administración las mejoras necesarias por cada especialidad.
- Coordinación de reuniones de Comités y Asambleas conforme a necesidades de la Comunidad, como también de los informes de gestión necesarios para la toma de decisiones.
- Contacto directo con los usuarios del edificio, en caso de requerimientos y coordinaciones por temas operativos o administrativos.
- Tramitación de denuncios a la compañía de seguros en caso de siniestros acogidos por las pólizas de seguros existentes.
- Licitación por renovación de las pólizas de seguros.
- Informes de reparaciones.
- Control presupuestario.
- Confección de órdenes de compra para la aprobación del Comité de Administración.
- Apoyo legal en caso necesario.
- Seguimiento y cumplimiento del Plan de Emergencia.
- Representar a la Comunidad ante distintos organismos, conforme a delegación de poderes.
- Actualización de las bases de datos de usuarios, propietarios y proveedores.
- En la etapa inicial, revisión y recepción de la documentación de respaldo a entregar por la administración saliente, conforme a listado de entrega detallado más adelante.
- Confección de listado de anticipos.
- Confección de listado de sueldos.
- Confección de las liquidaciones de sueldos.
- Confección de listados de sueldos para cargar nomina banco.
- Declaración y pago de cotizaciones previsionales.
- Confección de contratos y anexos con modificaciones.
- Cálculo de reajustes de sueldos (Previo visto bueno del Comité de Administración).
- Reclutamiento del personal en caso necesario.
- Atender consultas del personal contratado por la Comunidad y apoyo en trámites laborales.
- Tramitación de los denuncios realizados por el personal de la comunidad ante la compañía, por seguro de salud complementario.
- Certificados y declaraciones de renta.
- Cálculo de finiquitos.
- Tramitación documentación OS-10.
- En la etapa inicial, revisión y recepción de la documentación de respaldo a entregar por la administración saliente.
- Confección y emisión gasto común.
- Entrega gasto común. (Vía TCEL).
- Explicación en caso de consulta por gastos comunes a usuarios.
- Confección de cheques a terceros dentro de los plazos establecidos (Dos carpetas al mes).
- Confección de pago a través de nóminas bancarias.
- Seguimiento al pago de los gastos comunes y cobranza de morosidad.
- Conciliaciones bancarias y reporte contable con movimiento mensual.
- Inversión y rescate de los fondos de reserva en los instrumentos financieros que determine y apruebe el Comité de Administración.
- Pago de impuestos.
- Emisión de comprobantes de ingresos y egresos.
Esta herramienta contable permite:
- Ingreso de gastos comunes.
- Remuneraciones.
- Prorrateo y detallado de gastos comunes.
- Cobranza de gastos comunes.
- Manejo de banco.
- Generación de informes.
